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受付係を頼まれたら

「ご参列の方」

受付係の仕事、当日の流れについて

通夜、葬儀の受付係とは、なかなか何度も経験したことがある方は少ないのではないでしょうか。
受付係とは、ご遺族に信頼されている方が頼まれる重要な役割。受付を依頼されたら、気落ちなさっているご遺族の力になりたいものです。
直前になって慌てないためにも、事前に受付係の仕事を頭に入れておきましょう。

1. 受付係の服装

受付をする際の服装は、通常葬儀に参列するときと同じ服装でかまいません。
ただし当日は待合室への案内などもあるため、女性はヒールの高さが3~6センチほどの靴を選ぶことをおすすめします。

2. 開式1時間前には会場に到着

喪家側より指示がない限り、身支度を整えて開式1時間前には会場に到着しましょう。
到着後はまず喪家に挨拶をし、祭壇へ一礼することも忘れず行います。そのあとに駐車場や焼香所、待合所などの位置を確認しましょう。また、トイレや喫煙所などの場所も参列者の方からよく聞かれますので、頭に入れておきましょう。

3. 役割分担の確認

受付係の他に、駐車場係や案内係、返礼品係など依頼される場合もあります。
葬儀担当者とよく相談をし、役割を決めてください。
また、受付を「一般」や「会社関係」などに区分する場合もありますので、事前打ち合わせで確認をしましょう。

4. 備品の確認

受付の場所についたら、芳名帳や香典帳、ペンなどの事務用品が用意されていることを確認しましょう。また、返礼品を渡す場合は返礼品がそろっているかどうかも確認します。返礼品を渡す場所が受付と違う場所に設けてある場合もあるため、そちらも確かめておきましょう。

5. 準備は30分前までに

早めに来場される参列者の方も想定し、開式の30分前までには準備を整えましょう。

6. 早めに到着した参列者の案内

早めに到着した参列者には受付を済ませていただき、待合所へ案内します。

7. 弔電やお供物が届いたら

弔電やお供物、供花が届いたら、速やかに葬儀担当者へ報告してください。

8. 参列者への対応

参列者は、会場に到着するとまず受付をします。
受付はその葬儀の窓口的扱いなので、礼を持って接してください。
まず一礼をし、挨拶をして参列者を迎えます。香典を渡されたら、「ありがとうございます」、「お預かりします」などの言葉を添えて、一礼します。そして芳名帳に記帳をお願いします。香典返しなどの手配もあるため、氏名だけでなく住所、電話番号も記入していただくことを忘れないようにしましょう。
また、香典に名字だけ記載されている場合は芳名帳などで下の名前を確認し、メモをしておくとあとでご遺族が困りません。
また、受付は現金を扱うところです。ご焼香などで場を離れる際は、他の受付係や葬儀担当者に一声かけるなど、十分に注意しましょう。

挨拶の言葉で気をつけたいこと

参列者からのお悔やみの言葉に対しては、「ご丁寧に恐れ入ります」などと返します。雨や雪など、天候が悪い場合は「足元の悪い中、お越しいただきありがとうございます」と、相手を気遣う言葉も加えるとなお良いでしょう。注意したいのは、ご親族が来られたときです。ご親族の方に対しては、「この度は誠にご愁傷さまでした」という挨拶をします。

9. 受付が終わったら

参列者が全員会場に入り、受付業務が終わったら、香典と芳名帳を照らし合わせて記入漏れなどがないかを確認します。香典を受け取るご親族の方をあらかじめ打ち合わせで決めておき、その方に必ず直接渡すようにしましょう。
最後に受付場所の整理をしたら、受付係の仕事が完了です。